La comunicación está por todos lados y si no la trabajas, puede ser la raíz de muchos problemas dentro de una empresa. Es común tener departamentos de comunicación que se encargan de construir mensajes para el público, los clientes, etc. pero a menudo, se descuida la comunicación interna. Esto puede provocar muchos conflictos. Ya sea una empresa de 3 personas o una de 3000, la comunicación interna es un pilar importante en todos los procesos de producción o prestación de servicios.
Qué es exactamente la comunicación interna
En general, la comunicación se refiere a la acción de transmitir mensajes, por lo tanto, la comunicación interna en una empresa engloba cualquier intercambio de mensajes, información o datos entre los miembros que componen un negocio, una organización o una empresa. Es decir, mensajes de texto, un cartel anunciando algo, correos, llamadas, etc. Incluso saludos de forma presencial forman parte de la comunicación interna.
Y es que hay muchas formas de clasificar a la comunicación interna. La primera clasificación consiste en la dirección que toman los mensajes al ser comunicados dentro de la jerarquía empresarial, dando lugar a comunicación horizontal y vertical. La primera es la que existe entre personas con la misma jerarquía, por ejemplo entre directivos o personas con el mismo puesto dentro de un equipo de trabajo. La comunicación vertical es la transmisión de mensajes entre dos o más personas con diferente jerarquía. Esta puede ser ascendente o descendente, dependiendo si va de colaborador a superior o viceversa.
En el mejor de los casos, todos los niveles de comunicación están disponibles y sin importar los niveles jerárquicos, todos tienen oportunidades para hablar y aportar al equipo. La comunicación permite trabajar en equipo y solucionar problemas.
También existe una clasificación por formalidad. La comunicación formal es la que sigue los parámetros establecidos por la organización: memos, e-mails, etc. Básicamente cualquier mensaje escrito dentro de los canales definidos por la empresa. Pero también existe la informal, que es muchas veces de forma verbal o escrita pero por canales que no fueron designados para ello. Esta, aunque no lo parezca, muchas veces puede ser más efectiva que la formal, ya que da lugar para una mejor resolución de problemas.
Barreras de la comunicación
Dentro de una organización pueden existir diferentes barreras que impidan que se de una buena comunicación. Algunos problemas sufren en el proceso, por ejemplo, en la planeación o al momento de seleccionar los canales que se usarán. Pero otros se darán debido a factores externos, como pueden ser brechas generacionales, diferencias interpersonales, etc. La tecnología y el entorno laboral también pueden generar barreras comunicacionales.
Estas barreras siempre van a existir. Simplemente hay que aprender a superarlas para que la organización pueda trabajar y llevar a cabo los procesos de comunicación de forma adecuada.
Cómo fomentarla
Una comunicación ineficaz puede alejarte a ti y a tu organización de cumplir sus objetivos. Por ello, te recomendamos que dediques tiempo y recursos para asegurar que se dé de forma correcta.
Ofrecer distintos canales de comunicación, disponibles para todas las personas de la empresa es el primer paso para lograrlo. Es importante definir cómo será el flujo de comunicación y compartir con todos los diagramas para que no queden dudas y se respeten. Recomendamos definir distintos canales de comunicación, cubriendo la ascendente y descendente, sin que sean demasiados canales. Ya que esto puede llevar a un desperdicio de tiempo y recursos.
Además de seleccionar los canales, es importante fomentar un ambiente laboral sano, donde los colaboradores sientan confianza suficiente para abrir diálogos y comunicar lo que sea necesario, o en su caso, solicitar la comunicación. Es importante recalcar entre los colaboradores la importancia del respeto mutuo.
Por lo mismo, como directores, jefes, etc. lo mejor es estar abiertos a recibir críticas y sugerencias. Los colaboradores pueden aportar excelentes propuestas de comunicación, sabiendo lo que es mejor para el equipo. Una vez recibiendo estas aportaciones, hay que poner al alcance de todos, las herramientas necesarias para facilitar la comunicación. Esto incluye dar capacitaciones en caso de que algún colaborador no tenga los conocimientos para utilizarlas.
La comunicación dentro de una organización es responsabilidad de todos, pero son los directivos y líderes quienes deben definir cómo va a funcionar y exigir que se lleve a cabo de forma apropiada. Hay muchas formas de comunicación interna. Quizás no necesites una revista corporativa, pero podrías contratar una plataforma como JOBI para enviar comunicados, compartir noticias y mensajear de forma privada a cada colaborador. Si quieres saber de qué otra forma JOBI puede ayudarte a crecer a tu organización ¡agenda tu demo!